Sandra Deschênes Boucher, conseillère en ressources humaines chez Ancia, a récemment participé à la refonte du processus d'accueil et d'intégration de l'entreprise. Je me suis entretenu avec elle pour comprendre ce qui a motivé cette réflexion et les pratiques qui ont été mises en place pour améliorer l'expérience des nouvelles recrues.

La réflexion est partie d'un constat simple : l'expérience d'intégration variait selon les équipes.

‍Comme Sandra l'explique :

« on n'avait pas le même processus pour tous les gestionnaires ». Certaines étapes s'étaient perdues avec le temps tandis que d'autres étaient restées en place. L'objectif était donc de s'assurer que « tout le monde qui rentrait chez Ancia ait exactement la même expérience en rentrant ».  

Le jour 1 ne commence pas au jour 1

Pour Sandra, l'une des plus grandes erreurs est de croire que l'intégration débute à l'arrivée de l'employé.

« Souvent, on pense au processus d'onboarding comme le jour 1 », explique-t-elle. Pourtant, une grande partie de l'expérience se joue avant même l'entrée en poste. Informations sur l'horaire, documents à signer, première paie, personne ressource : selon elle, tout doit contribuer à ce que l'employé se dise « OK, wow, ils m'attendent vraiment ».  

Attention à l'effet « wow » qui dure 24 heures

Plusieurs entreprises déploient beaucoup d'efforts lors de la première journée, puis réduisent considérablement l'accompagnement par la suite. Sandra résume bien cette réalité :

« il y a des entreprises où le jour un est exceptionnel, mais après ça c'est arrange-toi ». Chez Ancia, le processus commence dès l'acceptation de l'offre et se poursuit jusqu'à la fin de la probation afin de maintenir le même niveau d'accompagnement tout au long du parcours.  

Créer des liens avant de parler de performance

Dans un contexte hybride, apprendre à connaître ses collègues devient aussi important que comprendre ses tâches.

Dîners d'accueil, cafés RH et rencontres avec différents membres de l'équipe permettent aux nouvelles recrues de créer rapidement des repères. L'objectif, selon Sandra, est d'aider les employés à « apprendre à connaître les gens » et à développer un sentiment d'appartenance dès leurs premières semaines.  

Un simple jeu de cartes peut changer une intégration

Parmi les outils utilisés chez Ancia, le jeu de cartes #NouvelleRecrue occupe une place particulière. Utilisé lors des activités d'accueil, il facilite les discussions entre les nouveaux employés, leurs collègues et leurs gestionnaires.

Comme le souligne Sandra :« ça permet d'apprendre à connaître les gens sur tous les aspects ». Une façon simple de transformer une rencontre formelle en véritable occasion de créer des liens.

👉 Procurez-vous le jeu de cartes #NouvelleRecrue

Arrêtez de mapper des tâches, mappez des émotions

L'élément le plus intéressant de la démarche est probablement la façon dont l'équipe a revu son processus.

Plutôt que de se concentrer uniquement sur les étapes administratives, Sandra et son équipe se sont demandé : « Quel sentiment ça crée chez la personne? » Ils ont analysé les moments qui généraient du stress, de la frustration ou de l'enthousiasme afin d'améliorer l'expérience globale.  

Le vrai test : comment la personne s'est-elle sentie?

Lorsque je demande à Sandra ce qu'elle aimerait entendre d'une nouvelle recrue après sa première semaine, sa réponse est révélatrice.

« Principalement, ça serait au niveau de comment il s'est senti. »

Au-delà des processus, des formulaires et des listes de vérification, c'est finalement ce critère qui mesure le succès d'une intégration. Une personne qui se sent accueillie, attendue et soutenue aura beaucoup plus de chances de s'engager durablement dans son nouveau milieu de travail.